Документооборот: польза от автоматизации

Юристы знают, что договорной процесс не так прост, как кажется на первый взгляд. К договору прикладывается документация, подтверждающая полномочия подписанта: приказ о назначении на должность, доверенность и др. В отсутствие регламентированного процесса и ответственного сотрудника (к примеру, по болезни) может случиться неприятность. Замещающие лица не запросят нужные документы у контрагента, не туда сохранят скан-копии, потеряют оригиналы... Хотя, что говорить про заместителей, когда на старуху случается проруха – и самый опытный юрист забывает, в какую папку он положил договор.

Представим теперь, что сотрудников, занятых в договорном процессе, целый отдел. И что логика создания и именования папочек у всех сотрудников своя. Очевидно, что нормой будет являться ситуация, когда для нахождения нужного документа приходится включать поисковик и идти пить чай. Вдобавок, при нахождении требуемого документа может обнаружиться, что этот вариант договора не актуализирован или что там лежат несколько разных копий одного файла.

Читайте также: Королем Испании подписан документ, свидетельствующий об его отречении от престола в пользу сына

Статистика временных затрат на поиск в компании различна, но минимальная цифра – 10%. Вдумайтесь – 10% рабочего времени сотрудника уходит на поиск нужного документа! Это около 2 рабочих дней в месяц. Повысить продуктивность персонала и сэкономить на расширении штата поможет программа для ведения договоров.

Автоматизация документооборота будет востребована в тех организациях, где обрабатывается более 50 новых договоров в месяц. После ее внедрения юридический отдел вздохнет свободнее, поскольку многие процессы (например, учет договоров и отчетность по ним) будут выполняться быстро и в автоматическом режиме. Особенно полезной станет данная программа для юридической фирмы, в которой от оперативности и качества обработки договоров зависит лояльность клиентов. И дело коснется уже увеличения прибыли компании.

Еще одно преимущество автоматизации: снижение влияния человеческого фактора на бизнес.

Читайте также: Кибербезопасность и личные финансы: Как защитить свои данные при использовании онлайн-сервисов

Пример. Компания выдает множественные доверенности с предоставлением различных полномочий доверенным лицам. Журнал учета доверенностей, который ведется вручную, не позволяет полностью контролировать процесс. Могут возникнуть простои в деятельности филиала, срок действия доверенности руководителя которого истек. Или юрист, обиженный увольнением, может «забыть» о том, что он уже на фирме не работает, и подписать не выгодное для компании мировое соглашение или отказ от иска, основываясь на не отозванной вовремя доверенности.

Выбор программных продуктов для автоматизации должен быть обоснованным и учитывать опыт внедрений поставщика. Один из ведущих разработчиков – компания «Юрайт», входящая в консалтинговую группу «WiseAdvice», – к текущему моменту успешно реализовала более 700 проектов автоматизации на базе «1С: Предприятие 8». Семейство программ «Юрайт» помогло им справиться с хаосом в документах, поможет и вам.